Legal Prompt van de week: Checklist voor AVG compliance

Elke week delen we op onze website de Legal Prompt van de Week om juristen te inspireren bij het gebruik van taalmodellen in hun dagelijkse werk. Of je nu op zoek bent naar een nieuwe invalshoek, een efficiëntere manier om informatie te analyseren of een innovatieve aanpak voor juridische vraagstukken, onze prompts helpen je slimmer gebruik te maken van taalmodellen en AI.

Deze week delen we een prompt voor compliance-check:

"Maak een checklist van de vereisten voor een Nederlands bedrijf om te voldoen aan de AVG, inclusief het documenteren van datastromen en het benoemen van een Functionaris voor Gegevensbescherming."

Je zou prima kunnen volstaan met deze prompt. Maar… het zou ook nog beter kunnen. Hoe?

Tips voor Verbetering:

1. Wees Specifieker over het Doel en de Doelgroep:

   • Doel: Geef aan waarom de checklist nodig is. Bijvoorbeeld voor interne compliance, training, of externe audit.

   • Doelgroep: Specificeer wie de checklist zal gebruiken. Is het bedoeld voor juridische teams, IT-afdelingen, of het hele bedrijf?

   Voorbeeld: "Ontwikkel een gedetailleerde checklist voor juridische en IT-teams binnen een Nederlands bedrijf om te voldoen aan de AVG, met nadruk op het documenteren van datastromen en het benoemen van een Functionaris voor Gegevensbescherming."

   2. Bepaal de Verwachte Uitvoer:

   • Geef aan in welk formaat de checklist moet worden geleverd (bijv. tabel, genummerde lijst, infographic).

   • Specificeer het niveau van detail dat gewenst is (hoog niveau vs. gedetailleerde stappen).

   Voorbeeld: "Maak een genummerde checklist van de vereisten voor een Nederlands bedrijf om te voldoen aan de AVG, gepresenteerd in een tabelvorm, inclusief specifieke stappen voor het documenteren van datastromen en het benoemen van een Functionaris voor Gegevensbescherming."

   3. Voeg Contextuele Informatie Toe:

   • Geef achtergrondinformatie die relevant is voor het opstellen van de checklist.

   • Vermeld eventuele specifieke regelgeving of richtlijnen die gevolgd moeten worden.

   Voorbeeld: "Maak een checklist van de vereisten voor een middelgroot Nederlands bedrijf om te voldoen aan de AVG, gebaseerd op de meest recente richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens, inclusief het documenteren van datastromen en het benoemen van een Functionaris voor Gegevensbescherming."

   4. Specificeer Belangrijke Elementen:

   • Benoem aanvullende elementen die in de checklist moeten worden opgenomen, zoals het uitvoeren van een Data Protection Impact Assessment (DPIA), het opstellen van verwerkersovereenkomsten, of het implementeren van beveiligingsmaatregelen.

   Voorbeeld: "Stel een uitgebreide checklist op voor een Nederlands bedrijf om te voldoen aan de AVG, inclusief vereisten zoals het documenteren van datastromen, het benoemen van een Functionaris voor Gegevensbescherming, het uitvoeren van DPIA's, en het afsluiten van verwerkersovereenkomsten."

2. Definieer de Verwachte Resultaten:

   • Geef aan wat het bedrijf kan verwachten na het volgen van de checklist, zoals verhoogde compliance, verbeterde gegevensbeveiliging, of verminderde risico's op datalekken.

   Voorbeeld: "Ontwikkel een checklist voor Nederlandse bedrijven om te voldoen aan de AVG, met als doel verhoogde compliance en verbeterde gegevensbeveiliging, inclusief stappen voor het documenteren van datastromen en het benoemen van een Functionaris voor Gegevensbescherming."

Verbeterde Prompt Voorbeeld:

"Ontwikkel een gedetailleerde, genummerde checklist voor juridische en IT-teams binnen een middelgroot Nederlands bedrijf om te voldoen aan de AVG. De checklist moet gebaseerd zijn op de meest recente richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens en omvatten specifieke stappen voor het documenteren van datastromen, het benoemen van een Functionaris voor Gegevensbescherming, het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA), en het afsluiten van verwerkersovereenkomsten. Presenteer de checklist in een tabelvorm met duidelijke omschrijvingen en verwachte resultaten."

Samenvatting van verbeterpunten:

1. Specificeer het doel en de doelgroep.

2. Bepaal het formaat en het detailniveau van de output.

3. Voeg contextuele informatie toe voor relevantie.

4. Benadruk belangrijke elementen die moeten worden opgenomen.

5. Definieer de verwachte resultaten of voordelen van de checklist.

Door deze aanpassingen toe te passen, wordt de prompt duidelijker en biedt het meer richting, waardoor de uiteindelijke checklist beter aansluit bij de behoeften van het bedrijf.

Benieuwd hoe je AI-tools zoals ChatGPT slim kunt inzetten in je dagelijkse werk?

Schrijf je in voor onze Cursus Legal Prompting. Leer hoe je effectieve prompts schrijft en het meeste uit AI haalt.

Onze praktijkgerichte aanpak en up-to-date kennis zorgen ervoor dat je klaar bent voor een efficiëntere en toekomstbestendige manier van werken.